Ledge | Privacy

Versie 1.3 · geldig vanaf 29 September 2026

In het kort

Wie: Ledge Labs BV (Handelslei 187, 2980 Zoersel, België, KBO 1040.136.443) maakt en beheert het Platform. BVDM Accounting & Advice BV (Handelslei 187, 2980 Zoersel, België, KBO 0773.581.631), erkend door het ITAA als rechtspersoon onder nummer 52.360.701, is het accountantskantoor dat de Opdracht uitvoert. Privacyvragen voor beide: privacy@getledge.eu.
Twee partijen, één app: Ledge Labs levert het Platform; BVDM Accounting & Advice is je accountantskantoor onder de Opdrachtbrief. Voor sommige gegevens zijn wij verwerker in jouw opdracht, voor andere zijn wij zelf verantwoordelijk. Artikel 2 legt uit wie wanneer welke rol heeft.
Wat je moet weten vóór je verder leest: (a) wij identificeren je uitsluitend via itsme omdat de Antiwitwaswet dat aan je accountantskantoor oplegt (zonder itsme kan je voorlopig geen klant worden) en bewaren die gegevens 10 jaar, ook als je daar liever anders over beslist (artikel 4); (b) banktransacties die je via de Bankkoppeling ophaalt, blijven in je boekhouding staan nadat je de koppeling stopzet (artikel 6); (c) AI-functies doen voorstellen, mensen beslissen (artikel 8); (d) je boekhouding en het accountantsdossier bewaren wij 10 jaar, omdat de wet dat vraagt (artikel 16).
Je rechten: inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (artikel 17). Voor KYC-gegevens gelden wettelijke beperkingen.

Deze verklaring geldt voor de website getledge.eu, het Platform (app.getledge.eu en de subdomeinen daarvan), de Ledge AI Assistant en de dienstverlening van BVDM Accounting & Advice als accountantskantoor via Ledge. In deze verklaring betekent "wij" Ledge Labs en BVDM Accounting & Advice samen; waar het verschil telt, noemen wij de partij bij naam. Ze is geschreven voor de Gebruiker die namens de Klant inlogt, voor de Klant zelf wanneer die een natuurlijke persoon is (eenmanszaak) en voor derden van wie gegevens in een boekhouding belanden (klanten en leveranciers van de Klant, tegenrekeninghouders). Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de Gebruiksvoorwaarden (getledge.eu/gebruiksvoorwaarden).

‍

Artikel 1 · Wie is verantwoordelijk

1.1 Ledge Labs BV, met zetel te Handelslei 187, 2980 Zoersel, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1040.136.443 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen), btw BE 1040.136.443. Ledge Labs maakt en beheert het Platform en de website getledge.eu.

1.2 BVDM Accounting & Advice BV, met zetel te Handelslei 187, 2980 Zoersel, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0773.581.631 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen), btw BE 0773.581.631, erkend door het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (ITAA) als rechtspersoon onder nummer 52.360.701, met toelating als (fiscaal) accountant ITAA. BVDM Accounting & Advice voert als accountantskantoor de Opdracht uit die je via Ledge afsluit.

1.3 Contact. Voor alles wat met persoonsgegevens te maken heeft, ook voor wat het accountantskantoor betreft: privacy@getledge.eu, of per post op het adres hierboven, ter attentie van "Privacy". Wij antwoorden binnen één maand; bij ingewikkelde verzoeken verlengen wij met maximaal twee maanden en zeggen wij je dat vooraf. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; daartoe zijn wij op onze schaal niet verplicht. privacy@getledge.eu is ons privacycontactpunt.

1.4 Verantwoordelijke Beroepsbeoefenaar. Onze Verantwoordelijke Beroepsbeoefenaar is Birger Van de Merlen, vaste vertegenwoordiger van BVDM Accounting & Advice bij het ITAA, ITAA-nummer 11.244.825. Hij is als accountant tuchtrechtelijk verantwoordelijk voor de Opdracht en staat als verantwoordelijke voor de naleving van de antiwitwaswetgeving (AMLCO) in voor de naleving van de Antiwitwaswet.

Artikel 2 · Wie welke rol heeft

Ledge Labs en BVDM Accounting & Advice doen verschillende dingen die de wet anders behandelt. Wij zeggen bij elke verwerking hieronder welke rol geldt.

2.1 Ledge Labs als leverancier van het Platform. Voor je account, je abonnement, de facturatie van het Platform, support, beveiliging, monitoring en de website is Ledge Labs verwerkingsverantwoordelijke: Ledge Labs bepaalt zelf waarom en hoe die gegevens verwerkt worden.

2.2 Ledge Labs als verwerker voor jouw Klantgegevens. Alles wat jij in het Platform invoert of via koppelingen laat ophalen (facturen, uitgaven, bewijsstukken, contacten, banktransacties, boekingen) zijn Klantgegevens. Daarin zitten persoonsgegevens van derden: je klanten, je leveranciers, de tegenpartijen van je banktransacties. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Ledge Labs verwerker in jouw opdracht. De afspraken daarover staan in de Verwerkersovereenkomst (getledge.eu/verwerkersovereenkomst), inclusief de lijst van Subverwerkers in bijlage C.

2.3 BVDM Accounting & Advice als Beroepsbeoefenaar. Zodra je de Opdrachtbrief hebt ondertekend, voert BVDM Accounting & Advice als ITAA-erkend accountantskantoor de Opdracht uit: het ziet je boekhouding na, bereidt je btw-aangifte voor en voldoet aan zijn eigen wettelijke plichten (Antiwitwaswet, fiscale bewaarplicht, beroepsgeheim). Voor die verwerking, en voor het cliëntenonderzoek (artikel 4), is BVDM Accounting & Advice verwerkingsverantwoordelijke, niet omdat jij het vraagt, maar omdat de wet het als accountant eigen verplichtingen oplegt. Daarom blijft het accountantsdossier ook bewaard als je het Platform verlaat (artikel 16). Ledge Labs voert de technische verwerking daarvan (identificatie via itsme, opslag, het Platform zelf) uit als verwerker van BVDM Accounting & Advice, onder een schriftelijke verwerkersovereenkomst tussen beide.

2.4 Wat dit voor jou betekent. Je ziet dezelfde gegevens in dezelfde app, maar de wettelijke basis en je rechten verschillen per rol. Een wisverzoek werkt anders voor je accountgegevens (rol 2.1) dan voor een bewijsstuk dat de fiscus nog tien jaar mag opvragen (rol 2.3). Artikel 17 legt uit wat je per categorie kan verwachten.

2.5 Betrokkenen die niet onze klant zijn. Ben je klant, leverancier of tegenrekeninghouder van een Ledge-klant en vind je jouw gegevens in een boekhouding op ons Platform terug? Richt je in de eerste plaats tot die onderneming; zij is verantwoordelijke. Wij helpen haar bij het beantwoorden van je verzoek (Verwerkersovereenkomst, bepaling 8 en bepaling C.5). Deze verklaring geldt ook als informatie in de zin van artikel 14 AVG voor jou: de categorieën gegevens en de bron (de administratie van de Ledge-klant of zijn bank) staan in de artikelen 5 en 6.

2.6 Overgang naar Ledge Labs als accountantskantoor. Ledge Labs vraagt haar eigen erkenning als accountantskantoor aan bij het ITAA. Zodra die er is, gaat de Opdracht over van BVDM Accounting & Advice naar Ledge Labs: je ondertekent dan in de app een nieuwe Opdrachtbrief met Ledge Labs, en Ledge Labs identificeert je daarbij opnieuw via itsme. Wij verwittigen je minstens 14 dagen vooraf. Ga je niet akkoord, dan kan je de Opdracht en je abonnement kosteloos beëindigen tegen de datum van de overgang.

Het dossier van het cliëntenonderzoek en het accountantsdossier gaan bij die overgang enkel met jouw toestemming over van BVDM Accounting & Advice naar Ledge Labs. Vanaf de overgang is Ledge Labs voor die gegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke als Beroepsbeoefenaar (2.3), en eindigt de rol van Ledge Labs als verwerker van BVDM Accounting & Advice. Geef je die toestemming niet, dan bewaart BVDM Accounting & Advice zijn eigen dossier volgens artikel 16. Wij passen deze verklaring bij de overgang aan (artikel 20).

Artikel 3 · Account, inloggen en gebruik van het Platform

‍

Gegevens	E-mailadres, voor- en achternaam, taal, tijdstip van aanmelding; per inlogpoging een eenmalige inloglink (magic link) en de sessie die daaruit volgt; IP-adres, browsertype en tijdstip van elke aanvraag in onze technische logs; welke Gebruiker welke handeling in welk dossier stelde (audit-log); de versie van de Gebruiksvoorwaarden die je aanvaardde en wanneer.
Doel	Je account aanmaken en beveiligen, je laten inloggen zonder wachtwoord, misbruik opsporen, aantonen wie wat wanneer deed, onze overeenkomst uitvoeren.
Rechtsgrond	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b AVG) voor account en sessie; gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f) voor beveiligingslogs en audit-log: ons belang om het Platform veilig te houden en handelingen te kunnen bewijzen weegt op tegen de beperkte impact van een logregel.
Rol	Verwerkingsverantwoordelijke (2.1) voor je account en onze beveiligingslogs; voor de audit-log van je organisatie zijn wij verwerker (2.2; document 02, bijlage II, punt 6) en bewaren wij ze als deel van je boekhouding.
Ontvangers	Resend (Plus Five Five, Inc., VS) verstuurt de inloglinks en andere transactionele e-mails vanuit zijn EU-regio (Ierland); accountmetadata en logs van Resend staan in de VS (Data Privacy Framework). Vercel Inc. (VS) host het Platform in zijn EU-regio Frankfurt (fra1). Neon (Databricks, Inc.) host de databank in Frankfurt (AWS eu-central-1).
Bewaring	Accountgegevens: duur van je account, verlengd met de overgangs- en ophaalperiode van de overstapregeling (getledge.eu/overstappen; samen ten minste 60 dagen), daarna wissing binnen 30 dagen van de platformkopie behalve wat artikel 16 langer vereist. Technische logs: maximaal 12 maanden. Audit-log: 10 jaar, omdat ze het bewijs vormt van wie een boeking of aangifte bevestigde.
Verplicht?	Zonder e-mailadres kunnen wij geen account aanmaken.

3.1 Wij gebruiken geen wachtwoorden. Wie toegang heeft tot je mailbox kan de inloglink gebruiken; beveilig je mailbox dus zoals je je bankapp beveiligt. Sessies verlopen automatisch na 7 dagen; wie actief blijft, krijgt dagelijks een verlengde sessie.

3.2 Eén Gebruiker hoort bij één organisatie. Voeg je later medewerkers of een externe boekhouder toe, dan zien zij wat jij hen toelaat; hun handelingen worden op naam gelogd.

Artikel 4 · Onboarding en identificatie (KYC) — wettelijke verplichting

Dit is de sectie waar wij het minst keuze hebben, en jij ook niet. Lees ze dus even goed.

4.1 Waarom. BVDM Accounting & Advice BV is als accountantskantoor een "onderworpen entiteit" onder de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna "de Antiwitwaswet"). Vóór het kantoor een zakelijke relatie aangaat, moet het je identificeren, je identiteit verifiëren, nagaan wie de uiteindelijke begunstigde is (bij een eenmanszaak: jij), het doel van de relatie begrijpen en een risicoprofiel opstellen (Boek II, Titel 3 van de Antiwitwaswet, art. 19 en volgende). Dit geldt voor elke klant van elk accountantskantoor in België; het is geen wantrouwen tegenover jou.

Gegevens	Via itsme (Belgian Mobile ID NV, Brussel; dienst Full Check-in): voornaam en naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, adres, het nummer van je identiteitskaart en je rijksregisternummer, plus de referentie en het tijdstip van de itsme-transactie; daarnaast het e-mailadres en gsm-nummer die bij itsme gekend zijn. Wij bewaren geen kopie of foto van je identiteitsdocument. Verder: je ondernemingsgegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO-nummer, adres, activiteit, btw-status) en je btw-nummer gecontroleerd in VIES; je antwoorden op de onboardingvragen (hoofd- of bijberoep, sector, btw-regime, internationale activiteit); het risicoprofiel dat de Verantwoordelijke Beroepsbeoefenaar toekent (laag, standaard of hoog) en de motivering; later: gegevens over atypische verrichtingen en, waar nodig, de herkomst van middelen.
Doel	Identificatie en verificatie van de cliënt en de uiteindelijke begunstigde; beoordeling van de kenmerken en het doel van de zakelijke relatie; doorlopende waakzaamheid; naleving van de meldplicht aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI). Het rijksregisternummer gebruiken wij daarnaast uitsluitend voor de formaliteiten die wij voor je regelen en waarvoor de overheid het vereist: inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen via het ondernemingsloket, aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds, btw-identificatie en de toegang tot MyMinfin en Intervat. E-mailadres en gsm-nummer gebruiken wij om je te contacteren over je account en je dossier.
Rechtsgrond	Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c AVG), namelijk de Antiwitwaswet en de geconsolideerde ITAA-norm inzake de toepassing van de wet van 18 september 2017 (goedgekeurd 31 maart 2020, geconsolideerde versie 26 april 2022). Niet je toestemming. Dat betekent: je kan deze verwerking niet weigeren of intrekken en toch klant blijven. Voor het rijksregisternummer: de regelgeving van de formaliteiten hierboven, die het rijksregisternummer als identificatie vereist, binnen de grenzen van artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; wij gebruiken het niet als klantnummer of voor een ander doel. Voor e-mailadres en gsm-nummer: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b AVG).
Rol	BVDM Accounting & Advice is verwerkingsverantwoordelijke als Beroepsbeoefenaar (2.3); Ledge Labs voert de identificatie via itsme en de opslag uit als verwerker van BVDM Accounting & Advice. itsme (Belgian Mobile ID NV) is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor wat er in de itsme-app gebeurt; zodra de gegevens bij ons aankomen, is BVDM Accounting & Advice ervoor verantwoordelijk.
Ontvangers	Belgian Mobile ID NV (België) als bron van de identiteitsgegevens; CBEAPI.be (België) en EuroValidate (Portugal, EU) als opzoekdiensten voor KBO en VIES (artikel 15.1); de CFI wanneer de wet ons tot een melding verplicht; het ITAA als toezichthouder bij kwaliteitstoetsing of tuchtonderzoek; Liantis enkel met jouw toestemming (artikel 9).
Bewaring	10 jaar na het einde van de zakelijke relatie (art. 60 Antiwitwaswet), en daarna verwijdering. Deze termijn kan je niet inkorten.
Verplicht?	Ja. Kunnen wij je niet identificeren, dan mogen wij de Opdracht niet starten (art. 33 Antiwitwaswet) en kan je het Platform enkel als software, zonder accountantsdienst, gebruiken (Gebruiksvoorwaarden, artikel 7.3). De Opdracht start pas na afgeronde identificatie en risicoclassificatie. Identificatie gebeurt uitsluitend via itsme; zonder itsme is onboarding momenteel niet mogelijk.

4.2 Beperkte rechten. Voor de gegevens die wij onder de Antiwitwaswet verwerken, beperkt de wet zelf een aantal AVG-rechten (art. 64 en 65 Antiwitwaswet). Concreet: je recht op wissing en op bezwaar geldt niet voor je identificatiedossier zolang de bewaartermijn loopt; je recht op inzage geldt niet voor informatie die verband houdt met een analyse of melding aan de CFI; en wij mogen je niet meedelen dat zo'n melding gebeurde of overwogen wordt (art. 55 Antiwitwaswet). Voor al je andere gegevens (account, boekhouding, support) behoud je je rechten volledig. Dien je hierover een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dan onderzoekt zij de verwerking en deelt zij je enkel mee dat de nodige verificaties zijn gebeurd.

4.3 Wat itsme je toont. Bij de itsme-stap zie je in de app precies welke gegevens je met "Ledge – identiteitscontrole accountantskantoor" deelt en waarvoor: de identificatie als cliënt van BVDM Accounting & Advice onder de Antiwitwaswet en het ondertekenen van je Opdrachtbrief. De tekst die itsme toont, staat ook op getledge.eu/identiteit. Vraag je itsme later om je gegevens te wissen, dan verwittigt itsme ons; wij passen dan de bewaartermijn uit 4.1 toe, geen kortere.

4.4 Beveiliging van identiteitsgegevens. Je identificatiedossier en je rijksregisternummer staan op versleutelde infrastructuur (encryptie at rest bij onze hostingleveranciers) en zijn enkel toegankelijk voor je boekhouder en de platformbeheerders van artikel 12. Vanaf het vierde kwartaal van 2026 versleutelen wij het rijksregisternummer bovendien afzonderlijk op applicatieniveau. Je identiteitsgegevens worden niet naar de Ledge AI Assistant of een andere AI-functie gestuurd.

4.5 Ondertekening van de Opdrachtbrief. Je ondertekent de Opdrachtbrief met een gekwalificeerde elektronische handtekening van itsme via OKSign (Betrust NV, Aartselaar, KBO 0477.905.835), dat daarvoor als verwerker optreedt. OKSign ontvangt de Opdrachtbrief, je naam en e-mailadres, en bezorgt ons het ondertekende document terug. De ondertekende Opdrachtbrief bewaren wij 10 jaar na het einde van de Opdracht.

4.6 Meer uitleg over wat KYC is, waarom een accountant het moet doen en wat wij met een risicoprofiel bedoelen, vind je op getledge.eu/identiteit.

Artikel 5 · Je boekhouding: facturen, uitgaven, contacten en boekingen

Gegevens	Je verkoopfacturen (met naam, adres, btw-nummer en eventueel e-mail en IBAN van je klanten); je aankoopfacturen en uitgaven met bewijsstukken (foto's, PDF's) waarop naam en gegevens van leveranciers en soms van derden staan; je contactenlijst; boekingen, periodes, btw-berekeningen; Peppol-berichten; de voorstellen van AI-functies en jouw of onze bevestiging ervan; opmerkingen en berichten tussen jou en je boekhouder in het dossier.
Doel	Je boekhouding voeren en bewaren; facturen opmaken en versturen; uitgaven verantwoorden; btw-aangiften voorbereiden; de Opdracht uitvoeren; wettelijke bewaarplicht naleven.
Rechtsgrond	Voor jou als Klant: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b) en wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c: boekhoud- en btw-wetgeving, Wet 17/3/2019). Voor de gegevens van je klanten en leveranciers: jij bent verantwoordelijke en Ledge Labs verwerkt ze in jouw opdracht (Verwerkersovereenkomst); daarnaast heeft BVDM Accounting & Advice als Beroepsbeoefenaar een eigen wettelijke verplichting om het dossier te bewaren.
Rol	Ledge Labs is verwerker voor de platformverwerking (2.2); BVDM Accounting & Advice is verwerkingsverantwoordelijke als Beroepsbeoefenaar voor het accountantsdossier (2.3).
Ontvangers	Onze hostingpartners (Vercel, Pro-plan, EU-regio Frankfurt, ook voor documenten in Vercel Blob; Neon/Databricks voor de databank in Frankfurt); Recommand (BRBX BV, België) voor Peppol; de AI-providers uit artikel 8; Dashdot BV als ontwikkel- en beheerpartner van Ledge Labs; de fiscus, de btw-administratie en andere overheden wanneer de wet dat vereist of jij het vraagt.
Bewaring	10 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het boekjaarb> (art. 315 WIB 92 en art. 60 §4 Btw-Wetboek, sinds 2023). Na je opzegging: overgangsperiode en ophaalperiode volgens de overstapregeling (getledge.eu/overstappen; samen ten minste 60 dagen) om te exporteren, daarna verwijderen wij de platformkopie binnen 30 dagen en back-ups binnen 90 dagen; het accountantsdossier blijft 10 jaar bij BVDM Accounting & Advice en is op verzoek beschikbaar.

5.1 Persoonsgegevens van je klanten en leveranciers. Jij beslist wat je in je boekhouding zet. Zet er niet meer in dan je voor je facturatie en je bewijsvoering nodig hebt, en informeer je eigen klanten en leveranciers over jouw verwerking (jouw eigen privacyverklaring; artikel 14 AVG rust op jou). Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om jouw boekhouding te voeren; nooit voor eigen marketing of om er profielen mee op te bouwen.

5.2 Gevoelige gegevens in bewijsstukken. Een apotheekbon, een vakbondsbijdrage of een doktersrekening kan bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten (art. 9 AVG). Wij verwerken die enkel omdat ze deel uitmaken van een fiscaal bewijsstuk dat wij op grond van de wet moeten bewaren; wij halen er niets uit voor andere doelen. Upload geen documenten van derden die niet in je boekhouding thuishoren.

5.3 Wissen versus bewaren. Een bewijsstuk dat de fiscus nog mag opvragen, mogen wij niet wissen. Vraag je ons om een contactpersoon te verwijderen, dan anonimiseren wij de contactfiche (naam, e-mail, telefoon) en blijven de facturen waarop die persoon staat als fiscaal document bewaard. Zo respecteren wij zowel jouw verzoek als de wet.

Artikel 6 · Bankkoppeling en banktransacties

Gegevens	De bankrekeningen die je koppelt (IBAN, naam rekeninghouder, bank, saldo); je transacties (datum, bedrag, IBAN en naam van de tegenpartij, mededeling, eventueel gestructureerde referentie); de technische identificatie van je toestemming bij Enable Banking (consent-id) en de vervaldatum ervan; de koppelingen die het Platform of jij tussen transacties en facturen of uitgaven legt.
Doel	Je transacties automatisch in je boekhouding brengen; betalingen aan facturen en uitgaven koppelen; je btw-aangifte volledig maken; je boekhouder een correct beeld geven. Niet voor kredietscoring, niet om je kredietwaardigheid te beoordelen, niet voor betalingen (wij initiëren nooit betalingen).
Rechtsgrond	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b): je kiest zelf of je koppelt. De toestemming die je bij het koppelen geeft, geef je aan Enable Banking en je bank onder de betaalwetgeving (PSD2); die toestemming is niet de AVG-rechtsgrond voor onze verwerking. Voor de tegenrekeninghouders die op je afschriften staan: jij bent verantwoordelijke, wij verwerker (Verwerkersovereenkomst). Na het koppelen: wettelijke verplichting om de boekhouding te bewaren (art. 6, lid 1, c).
Rol	Ledge Labs is verwerker voor Klantgegevens (2.2); BVDM Accounting & Advice is verwerkingsverantwoordelijke als Beroepsbeoefenaar voor de boekhouding (2.3).
Ontvangers	Enable Banking Oy (Otakaari 5, 02150 Espoo, Finland; ondernemingsnummer 2988499-7), geregistreerde rekeninginformatiedienstaanbieder onder toezicht van de Finse Financial Supervisory Authority (FIN-FSA), met een Europees paspoort voor België; je eigen bank. Ledge Labs is geen betalingsinstelling en staat niet op de lijst van de Nationale Bank van België; de Bankkoppeling werkt via de vergunning van Enable Banking.
Bewaring	Transacties: als onderdeel van je boekhouding, 10 jaar (artikel 5). Consent-id en koppelingsgegevens: tot je de koppeling stopzet of ze vervalt, plus 30 dagen.

6.1 Wat wij nooit zien. Je bankgebruikersnaam, wachtwoord, kaartlezercodes of andere inloggegevens gaan rechtstreeks van jou naar je bank. Enable Banking en Ledge zien ze niet; wij zullen ze je nooit vragen.

6.2 Wat blijft na het stopzetten. Wanneer je de koppeling in je instellingen stopzet, trekken wij je toestemming bij Enable Banking in en halen wij geen nieuwe transacties meer op. De transacties die al in je boekhouding staan, blijven daar. Ze zijn onderdeel van je wettelijke boekhouding en van het accountantsdossier; ze verdwijnen niet met de koppeling. Dat is ook wat je van een papieren rekeninguittreksel zou verwachten.

6.3 Hernieuwen. Je bank vraagt je uiterlijk elke 180 dagen om de toegang te herbevestigen (art. 10 bis van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/389, zoals gewijzigd door Gedelegeerde Verordening (EU) 2022/2360); in uitzonderlijke gevallen eerder. Wij herinneren je daaraan in de app en per e-mail. Meer over hoe de koppeling werkt, welke rekeningen kunnen en wat er gebeurt bij een verlopen toestemming: getledge.eu/bankkoppeling.

6.4 Beveiliging. De consent-id bewaren wij op versleutelde infrastructuur (encryptie at rest bij onze hostingleveranciers); vanaf het vierde kwartaal van 2026 versleutelen wij die bovendien afzonderlijk op applicatieniveau. Je bankgegevens zijn zichtbaar voor jou, je boekhouder bij BVDM Accounting & Advice en, voor support, een beperkt aantal platformbeheerders (artikel 12).

Artikel 7 · Peppol en elektronische facturatie

Gegevens	Je ondernemingsnaam, KBO-nummer, btw-nummer, adres en Peppol-identificatie; de facturen die je via Peppol verstuurt en ontvangt, met de gegevens van je klanten en leveranciers.
Doel	Je registreren op het Peppol-netwerk zodat je elektronische facturen kan versturen en ontvangen (sinds 1 januari 2026 verplicht tussen Belgische btw-plichtigen); facturen afleveren en ontvangen.
Rechtsgrond	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b) en wettelijke verplichting (e-facturatieplicht) (art. 6, lid 1, c).
Rol	Ledge Labs is verwerker (2.2) voor de inhoud van facturen en verwerkingsverantwoordelijke (2.1) voor je registratie.
Ontvangers	Recommand (BRBX BV, België) als ons Peppol-toegangspunt, met hosting in de EER; de toegangspunten van je klanten en leveranciers; het Peppol-netwerk zelf.
Bewaring	Registratie: zolang je Peppol via Ledge gebruikt; wij laten je registratie bij ons toegangspunt schrappen wanneer je vertrekt, of zetten ze over naar je nieuwe toegangspunt als je overstapt. Facturen: 10 jaar (artikel 5).

7.1 Publiek adresboek. Wie op Peppol geregistreerd is, staat met ondernemingsnaam, identificatie en de soorten documenten die hij kan ontvangen in het publieke adresboek van het netwerk (SMP/SML). Voor een eenmanszaak is je ondernemingsnaam vaak je eigen naam. Dat is inherent aan Peppol en niet iets wat wij kunnen afschermen.

Artikel 8 · AI-functies en de Ledge AI Assistant

8.1 Welke functies. Het Platform gebruikt AI voor: (a) voorstellen bij het categoriseren van uitgaven en inkomsten; (b) het koppelen van banktransacties aan facturen en uitgaven (transactiematching, ook als nachtelijke run met automatische voorstellen); (c) de Ledge AI Assistant, die je door de onboarding begeleidt, je vragen over je boekhouding beantwoordt en acties kan voorbereiden; (d) het voorstellen van de juiste activiteitscodes (NACEBEL) op basis van de omschrijving van je activiteit. Komt er een nieuwe AI-functie bij, zoals het uitlezen van bewijsstukken, dan vermelden wij die eerst op getledge.eu/ai. De actuele lijst en de werking per functie staan op getledge.eu/ai.

Gegevens	De inhoud van je boekhouding die voor de functie nodig is (bv. omschrijving en bedrag van een transactie, de tekst van een bewijsstuk, je vraag aan de Ledge AI Assistant en de context uit je dossier die nodig is om ze te beantwoorden); de voorstellen die de AI doet; wie ze bevestigde of afwees en wanneer.
Doel	Boekhoudkundig werk versnellen; fouten en ontbrekende stukken sneller vinden; je vragen beantwoorden.
Rechtsgrond	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b): de AI-functies zijn onderdeel van de dienst zoals beschreven in de Gebruiksvoorwaarden. Verbetering van onze regels en instellingen op geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f), waarbij wij nooit gegevens gebruiken waaruit jij of een derde herkenbaar is. Je kan daartegen bezwaar maken via privacy@getledge.eu.
Rol	Ledge Labs is verwerker (2.2) voor Klantgegevens en voor de logging van voorstellen en bevestigingen in je dossier (Verwerkersovereenkomst, bijlage II, punt 7, en bepaling C.7.3); verwerkingsverantwoordelijke (2.1) enkel voor de geanonimiseerde meetgegevens.
Ontvangers	De modellen worden aangesproken via de AI Gateway van Vercel Inc.; onze overeenkomst daarvoor sluiten wij met Vercel. De Gateway kiest per verzoek zelf de leverancier die het gevraagde model aanbiedt, op basis van beschikbaarheid en snelheid. Daarom staan alle leveranciers die onze modellen kunnen uitvoeren in artikel 15.1: Anthropic PBC (VS; Claude-modellen), OpenAI, L.L.C. (VS; OpenAI-modellen), Google (Google Cloud EMEA Ltd, Ierland / Google LLC, VS; Gemini-modellen, en Claude-modellen via Google Vertex AI), Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg / Amazon Web Services, Inc., VS; Claude-modellen via Amazon Bedrock) en Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd / Microsoft Corporation, VS; OpenAI-modellen via Microsoft Azure). Per functie kiezen wij een model uit de modellen van deze leveranciers; op dit moment steunt de Ledge AI Assistant op een Claude-model (Anthropic) en het voorstellen van activiteitscodes op een embeddingmodel van OpenAI; voor de categorisatievoorstellen kiezen wij een model uit de lijst na evaluatie. Welk model per functie actief is, staat op getledge.eu/ai. Een wissel van model binnen deze lijst is geen nieuwe ontvanger; voegen wij een nieuwe leverancier toe, dan melden wij dat vooraf (artikel 15.1 en 20). Geen enkele leverancier mag je gegevens gebruiken om modellen te trainen. De verwerking gebeurt in de EU of in de VS; doorgifte naar de VS gebeurt via onze overeenkomst met Vercel onder de standaardcontractbepalingen en het Data Privacy Framework (artikel 15.3).
Bewaring	De leveranciers bewaren wat wij sturen enkel zolang nodig om het antwoord te genereren en om misbruik op te sporen: bij Anthropic, OpenAI en Microsoft niet langer dan 30 dagen, bij Amazon (Bedrock) niet, bij Google gedurende een beperkte periode volgens de voorwaarden van Google; langer enkel als de wet dat oplegt of om een concreet vermoeden van misbruik te onderzoeken. Geen enkele leverancier gebruikt je gegevens om modellen te trainen. De AI Gateway van Vercel bewaart zelf geen vragen of antwoorden. Bij ons: voorstellen en bevestigingen als onderdeel van de audit-log, 10 jaar (artikel 3).

8.2 Geen training op jouw gegevens. Onze AI-providers mogen jouw gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen; dat is vastgelegd in onze overeenkomst met Vercel voor de AI Gateway en in de voorwaarden van de modelleveranciers. Wij trainen zelf geen modellen op herkenbare Klantgegevens. Welk model het best werkt voor een functie, evalueren wij enkel op demo-, synthetische en geanonimiseerde dossiers, nooit op de gegevens van Klanten.

8.3 Mensen beslissen. AI-functies doen voorstellen. Een categorie, een koppeling, een boeking wordt pas definitief nadat jij of je boekhouder bij BVDM Accounting & Advice ze bevestigt. De Ledge AI Assistant kan geen gegevens wissen en geen aangifte indienen; dat kan alleen een mens. Er is dus geen besluitvorming die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust en rechtsgevolgen voor jou heeft (art. 22 AVG). BVDM Accounting & Advice kijkt de boekhouding na op uitzonderingen en sluit elke periode af vóór een aangifte.

8.4 Logging. Elk AI-voorstel en elke bevestiging of afwijzing wordt gelogd met tijdstip en gebruiker. Zo kunnen jij en wij altijd terugvinden wat de AI voorstelde en wie besliste.

8.5 Wat de Ledge AI Assistant niet ziet. De Ledge AI Assistant werkt op je boekhoudgegevens en de opgehaalde banktransacties, niet op je identificatiedossier (artikel 4), niet op je bankinloggegevens en niet op de dossiers van andere klanten.

8.6 Transparantie onder de AI-verordening (art. 50 Verordening (EU) 2024/1689). Wanneer je met de Ledge AI Assistant chat, zie je in de chat en in het eerste bericht dat je met een AI-systeem praat, niet met een medewerker. Voorstellen van AI-functies dragen een label "voorgesteld door Ledge AI" tot je ze bevestigt. Tekst die de Ledge AI Assistant opstelt en die je naar derden stuurt (bv. een betalingsherinnering), is als AI-gegenereerd gemarkeerd zolang je ze niet zelf hebt bewerkt. Ledge Labs is aanbieder van de Ledge AI Assistant in de zin van de AI-verordening; de Ledge AI Assistant is geen AI-systeem met een hoog risico: het beoordeelt je kredietwaardigheid niet en neemt geen beslissingen over natuurlijke personen.

8.7 De Ledge AI Assistant is geen accountant. Wat de Ledge AI Assistant zegt, is geen boekhoudkundig of fiscaal advies. Advies krijg je van je boekhouder bij BVDM Accounting & Advice onder de Opdrachtbrief.

Artikel 9 · Liantis: oprichting en sociale zekerheid

9.1 Als je via Ledge een ondernemingsnummer aanvraagt of je aansluit bij een sociaal verzekeringsfonds, werken wij samen met Liantis (Liantis ondernemingsloket vzw en Liantis sociaal verzekeringsfonds vzw). Liantis is een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke: het beslist zelf hoe het je gegevens verwerkt, onder zijn eigen privacyverklaring (liantis.be/nl/privacy).

Gegevens	Identiteits- en contactgegevens, rijksregisternummer, ondernemingsgegevens en de antwoorden uit je onboarding die Liantis voor de oprichting of aansluiting nodig heeft; in de andere richting: je ondernemings- en btw-nummer en de status van je dossier, die Liantis aan ons terugkoppelt.
Doel	Je ondernemingsnummer aanvragen, je aansluiting als zelfstandige in orde brengen, en je dossier bij Ledge automatisch aanvullen zodra dat rond is.
Rechtsgrond	Je uitdrukkelijke toestemming (art. 6, lid 1, a), die wij vragen op een apart scherm vóór wij iets doorsturen. Je kan ze intrekken via privacy@getledge.eu; wat al aan Liantis bezorgd is, blijft rechtmatig verwerkt tot dan. De afspraken tussen Ledge Labs en Liantis over deze doorgifte liggen vast in een overeenkomst tussen twee verwerkingsverantwoordelijken.
Rol	Ledge Labs is verwerkingsverantwoordelijke (2.1) voor de doorgifte; Liantis is zelfstandig verantwoordelijk voor zijn eigen verwerking.
Ontvangers	Liantis (België).
Bewaring	De toestemming en wat wij doorstuurden: 10 jaar als onderdeel van het dossier (artikel 5), omdat de oprichtingsdocumenten bij het accountantsdossier horen.

9.2 Kosten die Liantis aanrekent en die wij doorrekenen, zijn kosten van derden; je ziet ze apart op je factuur.

Artikel 10 · Betaling en abonnement

Gegevens	Je facturatiegegevens (ondernemingsnaam, adres, btw-nummer, e-mail), je abonnementsformule, betaalhistoriek en -status; bij Stripe: de gegevens van je betaalkaart of je SEPA-mandaat.
Doel	Je abonnement factureren en innen, mislukte betalingen opvolgen, onze eigen boekhouding voeren.
Rechtsgrond	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b); wettelijke verplichting voor onze boekhouding en btw (art. 6, lid 1, c).
Rol	Ledge Labs is verwerkingsverantwoordelijke (2.1).
Ontvangers	Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, en Stripe, Inc., VS — DPF-gecertificeerd). Kaart- en rekeningnummers komen nooit bij ons terecht: je vult ze in op een pagina van Stripe; wij zien enkel een verwijzing, de laatste vier cijfers en de status. Stripe is voor fraudebestrijding en zijn eigen wettelijke verplichtingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke (privacyverklaring van Stripe: stripe.com/nl-be/privacy).
Bewaring	Facturen en betalingsbewijzen: 10 jaar (onze eigen boekhoudplicht). Abonnementsgegevens: duur account + overgangs- en ophaalperiode (≥ 60 dagen) + wissing ≤ 30 dagen.

10.1 Wie factureert. Ledge Labs factureert je abonnement. De factuur vermeldt apart de vergoeding voor het Platform (Ledge Labs) en het ereloon voor de Opdracht (BVDM Accounting & Advice). Ledge Labs int dat ereloon in naam en voor rekening van BVDM Accounting & Advice.

Artikel 11 · Support en communicatie

Gegevens	Je naam en e-mailadres; de inhoud van je berichten en onze antwoorden; bij chat via het Platform ook je browser, pagina en tijdstip; e-mails die je ons stuurt.
Doel	Je vragen beantwoorden, problemen oplossen, contact met je boekhouder mogelijk maken.
Rechtsgrond	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b) voor support; gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f) om supportgesprekken tijdelijk te bewaren zodat wij niet telkens opnieuw hoeven te beginnen en bij een betwisting kunnen aantonen wat gezegd is.
Rol	Ledge Labs is verwerkingsverantwoordelijke (2.1). Wat je in support over je dossier vertelt, valt onder het beroepsgeheim van BVDM Accounting & Advice (2.3).
Ontvangers	Geen externe supporttool: de chat in het Platform is een eigen functie van het Platform, beantwoord door mensen, en wordt opgeslagen bij onze hostingpartners (Vercel en Neon, artikel 15). E-mails aan support@getledge.eu en onze andere adressen komen toe in onze mailboxen bij Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, opslag in de EU; artikel 15.1). Supportvragen volgen wij intern op in Slack (Slack Technologies, VS; artikel 15.1bis); in Slack staan enkel minimale gegevens — naam van de Klant, referentie van de supportvraag en een korte omschrijving; nooit bewijsstukken, identiteitsgegevens, bank- of dossierinhoud of AML-informatie. Linear (Linear Orbit, Inc., VS) voor interne foutopvolging; tickets bevatten geen dossiergegevens.
Bewaring	Chats en tickets: 12 maanden na afsluiting. E-mails: 12 maanden, tenzij ze bij het dossier horen (dan 10 jaar). Berichten in Slack bevatten enkel minimale gegevens.

11.1 Kanalen en uren. Support bereik je via de chat in het Platform en per e-mail op support@getledge.eu, op werkdagen van 9 tot 17 uur. Andere kanalen kunnen later worden toegevoegd en worden dan in deze verklaring opgenomen.

11.2 Geen bewijsstukken via chat of e-mail. Stuur facturen en bonnetjes altijd via het Platform, niet via de chat of per e-mail. Zo komen ze in je dossier terecht. Krijgen wij toch een bewijsstuk via een ander kanaal, dan vragen wij je het via het Platform op te laden.

Artikel 12 · Wie je dossier kan zien

12.1 Je boekhouder. De Beroepsbeoefenaars van BVDM Accounting & Advice die aan je dossier werken (de Verantwoordelijke Beroepsbeoefenaar en de medewerkers die hij daarvoor aanduidt). Zij zijn gebonden door het beroepsgeheim (art. 50 Wet 17/3/2019) en door de ITAA-deontologie.

12.2 Platformbeheerders. Een beperkt aantal platformbeheerders (support en techniek, bij Ledge Labs en bij onze ontwikkelpartner Dashdot BV) kan een dossier openen om een probleem op te lossen. Die toegang is beperkt tot met naam aangewezen supportaccounts, die in ons intern toegangsregister staan, en wordt gelogd met naam, tijdstip en dossier. Zij zijn contractueel tot geheimhouding verplicht en het beroepsgeheim volgt de gegevens.

12.3 Wie niet. Andere klanten, andere organisaties op het Platform, onze AI-providers (behalve tijdens het genereren van een antwoord, onder de voorwaarden van artikel 8) en de Subverwerkers in artikel 15, behalve voor zover hun dienst dat vereist.

12.4 Bewijs. Wil je weten wie je dossier bekeken heeft? Vraag het via privacy@getledge.eu; wij bezorgen je een uittreksel uit de audit-log (via een manuele procedure, binnen de termijn van artikel 17).

Artikel 13 · Monitoring, beveiliging en logs

13.1 Foutmonitoring. Wij gebruiken Sentry (Functional Software, Inc.) om fouten in het Platform te detecteren. Onze Sentry-omgeving staat in de EU-regio (Frankfurt). Foutrapporten bevatten geen persoonsgegevens: IP-adressen, e-mailadressen en de inhoud van formulieren en antwoorden van koppelingen worden vóór verzending verwijderd of afgeschermd. Accountgegevens van onze eigen Sentry-gebruikers staan bij Sentry in de VS (DPF).

13.2 Technische logs. Onze servers (Vercel) en applicatie houden logs bij met tijdstip, IP-adres, aangevraagde pagina en foutcodes, zonder inhoud van je dossier. Bewaring: maximaal 12 maanden.

13.3 Beveiligingsmaatregelen. Versleutelde verbindingen (TLS) overal; scheiding van organisaties op elke rij in de databank; geen wachtwoorden; soft-delete met een databankregel die definitieve verwijdering blokkeert tot de bewaartermijn verstrijkt; audit-log; geheimen buiten de code; automatische controle van de code op lekken en kwetsbaarheden vóór elke uitrol; opslag van databank en documenten op versleutelde infrastructuur (encryptie at rest bij Neon/Databricks en Vercel Blob); een bijkomende versleuteling op applicatieniveau van bankconsent-ids en rijksregisternummers vanaf het vierde kwartaal van 2026; herstel van de databank naar elk tijdstip binnen het herstelvenster van onze databankpartner, en vanaf het vierde kwartaal van 2026 een dagelijkse onafhankelijke back-up buiten onze hostingpartner met een hersteltest per kwartaal. Wij starten in het vierde kwartaal van 2026 met de certificering volgens ISO 27001 en SOC 2. Een langere beschrijving staat in bijlage III van de Verwerkersovereenkomst.

13.4 Datalekken. Bij een inbreuk die een risico voor jou inhoudt, melden wij die binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en informeren wij jou zonder onnodige vertraging, met wat er gebeurde en wat je kan doen. Als verwerker meldt Ledge Labs een inbreuk aan jou als Klant binnen 48 uur (Verwerkersovereenkomst). Raakt een inbreuk gegevens die via itsme werden verkregen, dan verwittigen wij ook Belgian Mobile ID zonder vertraging.

Artikel 14 · Website, contact en nieuwsbrief

14.1 Onze website getledge.eu draait op Webflow (Webflow, Inc., VS; Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen). Vul je een contact- of demoformulier in, dan verwerken wij je naam, e-mail, ondernemingsnaam en je bericht om je te antwoorden; e-mails komen toe in onze mailboxen bij Google Workspace (artikel 15.1) (gerechtvaardigd belang, art. 6, lid 1, f; bewaring 12 maanden na het laatste contact, of tot je klant wordt).

14.2 Nieuwsbrief en productupdates. Wij versturen momenteel geen nieuwsbrief. Onze eigen klanten krijgen per e-mail productupdates over het Platform op grond van gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f AVG, en art. XII.13 WER juncto art. 1 van het koninklijk besluit van 4 april 2003), met in elke mail een uitschrijflink. Starten wij later een nieuwsbrief voor niet-klanten, dan vragen wij eerst je toestemming (art. 6, lid 1, a) en vermelden wij de gebruikte tool in deze verklaring. Wij verkopen of verhuren nooit adressen.

14.3 Cookies. Welke cookies en gelijkaardige technieken de website en het Platform gebruiken, hoe je toestemming geeft en intrekt, staat in de Cookieverklaring (getledge.eu/cookies). Het Platform zelf gebruikt enkel strikt noodzakelijke opslag.

Artikel 15 · Ontvangers, Subverwerkers en doorgifte buiten de EER

15.1 Subverwerkers van het Platform. Wij schakelen de volgende leveranciers in om jouw Klantgegevens te verwerken. De volledige en actuele lijst, met de datum van elke wijziging, staat in bijlage C van de Verwerkersovereenkomst en op getledge.eu/subverwerkers. Wij melden wijzigingen 30 dagen vooraf aan Klanten met een Verwerkersovereenkomst.

Subverwerker	Land	Waarvoor	Doorgiftemechanisme
Vercel Inc.	VS (Pro-plan; functies en opslag in de EU-regio Frankfurt (fra1); logs en accountdata in de VS)	Hosting van het Platform, achtergrondtaken, documentopslag (Blob), AI Gateway naar de AI-providers	EU-VS Data Privacy Framework + standaardcontractbepalingen als terugval
Neon (Databricks, Inc.)	VS-vennootschap; databank in Frankfurt (AWS eu-central-1)	PostgreSQL-databank	Standaardcontractbepalingen (2021/914, module 3) + UK-addendum; geen DPF; verwerking in Frankfurt
Enable Banking Oy	Finland	Bankkoppeling (rekeninginformatie); voor de PSD2-toestemming zelf zelfstandig verantwoordelijk	Binnen de EER
Recommand (BRBX BV)	België (hosting EER)	Peppol-toegangspunt	Binnen de EER
EuroValidate	Portugal (servers Duitsland; enkele VS-subverwerkers)	VIES-controle van btw-nummers	Binnen de EER; SCC's voor zijn subverwerkers
Plus Five Five, Inc. (Resend)	VS (verzending vanuit de EU-regio Ierland; metadata en logs in de VS)	Transactionele e-mail (inloglinks, meldingen)	Data Privacy Framework + SCC's
Functional Software, Inc. (Sentry)	VS (gegevens in de EU-regio Frankfurt)	Foutmonitoring zonder persoonsgegevens	Data Privacy Framework + SCC's
Anthropic PBC	VS	Claude-modellen (op dit moment voor de Ledge AI Assistant), via de AI Gateway van Vercel (overeenkomst met Vercel); zonder training; bewaring per leverancier (artikel 8.1)	Standaardcontractbepalingen (2021/914, module 3) / Data Privacy Framework, via Vercel
OpenAI, L.L.C.	VS	OpenAI-modellen (op dit moment voor het voorstellen van activiteitscodes), via de AI Gateway van Vercel (overeenkomst met Vercel); zonder training; bewaring per leverancier (artikel 8.1)	Standaardcontractbepalingen (2021/914, module 3) / Data Privacy Framework, via Vercel
Google (Google Cloud EMEA Ltd / Google LLC)	Ierland / VS (verwerking in de EU of de VS)	Gemini-modellen, en Claude-modellen via Google Vertex AI, via de AI Gateway van Vercel (overeenkomst met Vercel); zonder training; bewaring per leverancier (artikel 8.1)	Standaardcontractbepalingen (2021/914, module 3) / Data Privacy Framework, via Vercel
Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL / Amazon Web Services, Inc.)	Luxemburg / VS (verwerking in de EU of de VS)	Claude-modellen via Amazon Bedrock, via de AI Gateway van Vercel (overeenkomst met Vercel); zonder training; bewaring per leverancier (artikel 8.1)	Standaardcontractbepalingen (2021/914, module 3) / Data Privacy Framework, via Vercel
Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd / Microsoft Corporation)	Ierland / VS (verwerking in de EU of de VS)	OpenAI-modellen via Microsoft Azure, via de AI Gateway van Vercel (overeenkomst met Vercel); zonder training; bewaring per leverancier (artikel 8.1)	Standaardcontractbepalingen (2021/914, module 3) / Data Privacy Framework, via Vercel
Google Cloud EMEA Limited (Google Workspace)	Ierland (opslag in de EU; ondersteuning kan vanuit de VS gebeuren)	E-mail (onze mailboxen, zoals support@, privacy@ en klachten@) en interne documenten	Data Privacy Framework + SCC's (Cloud Data Processing Addendum)
Dashdot BV (KBO 0847.889.074, Antwerpen)	België	Ontwikkeling, beheer en tweedelijnssupport (de dienstverleningsovereenkomst met Dashdot)	Binnen de EER

Opzoekdienst zonder opslag (geen Subverwerker in de zin van de Verwerkersovereenkomst): CBEAPI.be (RETINENS SRL, België; servers Duitsland) voor de KBO-opzoeking — binnen de EER, geen opslag van jouw gegevens; enkel bevragingslogs, die 90 dagen bij de dienst worden bewaard (Verwerkersovereenkomst, bijlage C).

15.1bis Leveranciers voor onze eigen verwerkingen. Voor de verwerkingen waarvoor Ledge Labs of BVDM Accounting & Advice zelf verwerkingsverantwoordelijke is (artikel 2.1 en 2.3), gebruiken wij daarnaast:

Leverancier	Rol	Land	Waarvoor	Doorgiftemechanisme
Belgian Mobile ID NV (itsme)	Zelfstandig verantwoordelijke	België	Identificatie (artikel 4)	Binnen de EER
Betrust NV (OKSign) (KBO 0477.905.835, Aartselaar)	Verwerker	België	Ondertekening van de Opdrachtbrief met itsme (artikel 4.5)	Binnen de EER
Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc. [VERIFY: contracterende entiteit en DPA — Dashdot-team]	Verwerker; zelfstandig verantwoordelijke voor fraudepreventie (artikel 10)	Ierland / VS	Betalingen en abonnementen	Data Privacy Framework + SCC's
Webflow, Inc.	Verwerker	VS	Website getledge.eu (artikel 14)	Data Privacy Framework + SCC's
Linear	Verwerker zonder Klantgegevens	VS	Interne foutopvolging (artikel 11)	Standaardcontractbepalingen
Slack Technologies Limited / Slack Technologies, LLC (Salesforce)	Verwerker	Ierland / VS (gegevens in de VS)	Interne communicatie en interne opvolging van supportvragen (artikel 11); enkel minimale gegevens	Data Privacy Framework + SCC's
Liantis	Zelfstandig verantwoordelijke	België	Oprichting en sociale zekerheid, enkel met je toestemming (artikel 9, 15.2)	Binnen de EER

15.2 Andere ontvangers (geen subverwerkers). Liantis (artikel 9, met je toestemming); Stripe als zelfstandige verantwoordelijke voor fraudebestrijding; Linear (VS) voor interne foutopvolging, zonder Klantgegevens — artikel 11; Slack (VS) voor interne communicatie en opvolging van supportvragen, met enkel minimale gegevens — artikel 11; de fiscus, de btw-administratie, de CFI, het ITAA en andere overheden wanneer de wet dat vereist; onze eigen adviseurs (advocaat, revisor, verzekeraar) onder geheimhouding en enkel als dat nodig is; een overnemer van onze activiteit, waarbij het beroepsgeheim en deze verklaring mee overgaan en wij je vooraf informeren.

15.3 Doorgifte buiten de EER. Waar een leverancier in de Verenigde Staten gevestigd is, steunen wij op het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795) wanneer die leverancier actief gecertificeerd is, en in alle gevallen op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) als terugval, aangevuld met een doorgiftebeoordeling en versleuteling. Wij verifiëren de certificering ten minste halfjaarlijks en bij elke wijziging van de lijst (Verwerkersovereenkomst, bepaling C.6.3). Een kopie van de toepasselijke bepalingen krijg je via privacy@getledge.eu. Je boekhouding zelf (databank en documenten) staat in de EU: Vercel op het Pro-plan in Frankfurt (fra1), Neon in Frankfurt (AWS eu-central-1). E-mail en interne documenten (Google Workspace) worden in de EU opgeslagen; ondersteuning door Google kan vanuit de VS gebeuren. De AI-functies worden berekend in de EU of in de VS, naargelang de leverancier die de AI Gateway per verzoek kiest (artikel 8); ook voor Google, Amazon Web Services en Microsoft loopt de doorgifte via onze overeenkomst met Vercel. Slack bewaart zijn gegevens in de VS.

15.4 Geen commercieel gebruik. Wij geven geen gegevens door aan derden voor hun eigen marketing of commercieel gebruik. Nooit.

Artikel 16 · Hoe lang wij gegevens bewaren

Categorie	Termijn	Waarom
Accountgegevens (naam, e-mail, instellingen)	Duur account + overgangs- en ophaalperiode (≥ 60 dagen) + wissing ≤ 30 dagen	Exportvenster (getledge.eu/overstappen)
Aanvaarding Gebruiksvoorwaarden en Opdrachtbrief (versie, tijdstip)	10 jaar na einde overeenkomst	Bewijs van de overeenkomst
Technische logs (IP, tijdstip, aanvraag)	Maximaal 12 maanden	Beveiliging, foutanalyse
Audit-log (wie deed wat in het dossier, AI-voorstellen en bevestigingen)	10 jaar	Bewijs van de boekhouding en het nazicht
Identificatie- en KYC-dossier (itsme-gegevens, itsme-transactiereferentie, risicoprofiel; geen kopieën van identiteitsdocumenten)	10 jaar na einde zakelijke relatie	Art. 60 Antiwitwaswet
Boekhouding, facturen, bewijsstukken, boekingen, btw-voorbereiding	10 jaar vanaf 1 januari na afsluiting van het boekjaar	Fiscale en boekhoudkundige bewaarplicht (art. 315 WIB 92, art. 60 §4 Btw-Wetboek)
Banktransacties	Als onderdeel van de boekhouding: 10 jaar	Idem; blijven na intrekking van de koppeling
Bankconsent-id en koppelingsgegevens	Tot stopzetting of vervaldatum + 30 dagen	Technisch nodig voor de koppeling
Peppol-registratie	Duur van het gebruik	Registratie bij toegangspunt
Liantis-toestemming en doorgestuurde gegevens	10 jaar	Onderdeel oprichtingsdossier
Facturatie- en betaalgegevens (onze facturen aan jou)	10 jaar	Onze boekhoudplicht
Support-chats, tickets, e-mails	12 maanden na afsluiting; dossierrelevante stukken 10 jaar	Continuïteit van support; bewijs
Gesprekken met de Ledge AI Assistant (vragen en antwoorden)	12 maanden	Continuïteit van de assistent; bewijs bij betwisting
Contactformulier website	12 maanden na laatste contact	Beantwoording
Productupdates aan klanten	Tot uitschrijving of einde klantrelatie	Gerechtvaardigd belang
Foutrapporten (Sentry, zonder persoonsgegevens)	90 dagen	Foutanalyse
Klachtendossier (getledge.eu/klachten) en gegevens over een geschil	10 jaar na afsluiting	Klachtenregister; verdediging in rechte

16.1 Na je vertrek. Stop je met Ledge, dan: (1) kan je tijdens de overgangs- en ophaalperiode van de overstapregeling (samen ten minste 60 dagen) alles exporteren; (2) verwijderen wij daarna binnen 30 dagen de platformkopie van je Klantgegevens en je account (back-ups binnen 90 dagen); (3) bewaart BVDM Accounting & Advice als Beroepsbeoefenaar het accountantsdossier (boekhouding, bewijsstukken, aangiften, KYC-dossier, correspondentie die bij het dossier hoort) 10 jaar in een archief met beperkte toegang, en bezorgt het je op verzoek een kopie. Details op getledge.eu/overstappen.

16.2 Na afloop van een termijn verwijderen wij de gegevens of anonimiseren wij ze zo dat niemand meer herkenbaar is. Back-ups volgen uiterlijk 90 dagen later.

Artikel 17 · Je rechten

17.1 Welke rechten. Je hebt het recht op:

inzage: een kopie van je gegevens en de informatie uit deze verklaring, toegepast op jou;
verbetering: onjuiste gegevens laten corrigeren (veel kan je zelf in je instellingen);
wissing: binnen de grenzen van artikel 4.2 (AML) en artikel 5.3 (fiscale bewaarplicht);
beperking: de verwerking laten bevriezen terwijl wij een betwisting onderzoeken;
bezwaar: tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang (logs, productverbetering, productupdates), waarbij wij stoppen tenzij wij dwingende gronden aantonen; tegen direct marketing stoppen wij altijd;
overdraagbaarheid: je Klantgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (CSV, JSON, UBL, PDF) via de exportfunctie of op verzoek;
intrekking van toestemming waar de verwerking op toestemming steunt (Liantis, cookies), zonder terugwerkende kracht;
niet onderworpen te worden aan uitsluitend geautomatiseerde besluiten: dat doen wij niet (artikel 8.3).

17.2 Hoe. Schrijf naar privacy@getledge.eu vanaf het e-mailadres van je account, of via de chat in het Platform. Wij vragen enkel bijkomende identificatie als wij redelijke twijfel hebben over wie je bent. Wij antwoorden binnen één maand; de eerste kopie is gratis.

17.3 Als je niet onze klant bent (klant of leverancier van een Ledge-klant, tegenrekeninghouder): zie artikel 2.5. Wij geven je verzoek door aan de verantwoordelijke onderneming en helpen haar het te beantwoorden.

17.4 Klacht. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be (klachtformulier via het portaal op die site). Over BVDM Accounting & Advice als accountantskantoor kan je ook terecht bij het ITAA (Emile Jacqmainlaan 135/2, 1000 Brussel, www.itaa.be). Wij horen het liever eerst zelf: de klachtenroute staat op getledge.eu/klachten.

Artikel 18 · Verplicht of niet?

Waar in deze verklaring "verplicht" staat, kan je zonder die gegevens de dienst niet krijgen: e-mailadres (account), identificatie (Opdracht en Antiwitwaswet), ondernemings- en facturatiegegevens (overeenkomst). Al het andere is jouw keuze: de Bankkoppeling, Peppol, Liantis, de nieuwsbrief, niet-noodzakelijke cookies. Kies je er niet voor, dan werkt de rest van het Platform gewoon.

Artikel 19 · Minderjarigen

Het Platform is bedoeld voor ondernemingen en hun vertegenwoordigers. Wij richten ons niet op personen jonger dan 18 jaar en maken geen accounts aan voor hen.

Artikel 20 · Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking, onze leveranciers of de wet veranderen. Bij een wezenlijke wijziging (nieuwe verwerking, nieuw doel, nieuwe categorie ontvangers, kortere rechten) verwittigen wij je minstens 30 dagen vooraf per e-mail en in het Platform. Kleine wijzigingen (nieuwe versie van een leverancier, verduidelijking) publiceren wij op deze pagina met een nieuwe datum. Vorige versies bewaren wij; je vindt ze op getledge.eu/versies en wij bezorgen ze op verzoek.