Identiteit

Waarom vraagt Ledge wie ik ben?

Ledge werkt met twee partijen. Ledge Labs BV maakt en beheert de app. BVDM Accounting & Advice BV is het erkende accountantskantoor dat je boekhouding opvolgt: het is als rechtspersoon ingeschreven bij het ITAA, het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants, onder nummer 52.360.701. Zodra je je boekhouding via Ledge toevertrouwt, ben je cliënt van BVDM Accounting & Advice in de zin van de wet, net zoals bij een klassiek kantoor.

Voor accountants geldt de Belgische antiwitwaswet (de wet van 18 september 2017). Die wet verplicht het kantoor om, vóór het voor je werkt, zeker te weten wie je bent, wie er achter je onderneming zit en waarvoor je de diensten gebruikt. Dat heet het "cliëntenonderzoek" of, in het Engels, know your customer (KYC).

Dit is dus geen wantrouwen tegenover jou. Het is een verplichting die voor elke cliënt van elk accountantskantoor in België geldt. En het beschermt je ook: zo weten we zeker dat niemand anders in jouw naam een boekhouding opzet.

Ledge Labs vraagt haar eigen erkenning als accountantskantoor aan bij het ITAA. Zodra die er is, gaat de Opdracht over van BVDM Accounting & Advice naar Ledge Labs: je ondertekent dan in de app een nieuwe Opdrachtbrief met Ledge Labs, en Ledge Labs identificeert je daarbij opnieuw via itsme. Wij verwittigen je minstens 14 dagen vooraf. Ga je niet akkoord, dan kan je de Opdracht en je abonnement kosteloos beëindigen tegen de datum van de overgang.

Het dossier van het cliëntenonderzoek en je boekhouddossier gaan bij die overgang enkel met jouw toestemming over van BVDM Accounting & Advice naar Ledge Labs. Vanaf de overgang is Ledge Labs voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke, en voert Ledge Labs de identificatie en de opslag niet langer uit in opdracht van BVDM Accounting & Advice.

Wat controleren we precies?

We hebben drie dingen nodig:

1. Je identiteit (vraag NP-1 voor eenmanszaken, RP-3 voor vennootschappen). Naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit en adres, geverifieerd aan de hand van een betrouwbaar identiteitsmiddel. Bij Ledge doe je dat met itsme (Full Check-in); een andere manier is er momenteel niet.
2. Wie er achter je onderneming zit (vragen RP-6 en RP-7). Bij een eenmanszaak ben jij dat zelf. Bij een vennootschap vragen we wie ze vertegenwoordigt en wie de "uiteindelijke begunstigden" zijn (zie verder).
3. Waarvoor je Ledge gebruikt (vragen NP-3 tot NP-8 voor eenmanszaken, RP-4 tot RP-13 voor vennootschappen). Welke activiteit je uitoefent, of je in hoofd- of bijberoep werkt, of je met het buitenland werkt en wat je ongeveer verwacht aan omzet. Je vult dit in tijdens de onboarding; dezelfde antwoorden bepalen ook wat er in je Opdrachtbrief komt.

In de app dragen de vragen een nummer (NP-1 tot NP-10 voor eenmanszaken, RP-1 tot RP-13 voor vennootschappen), zodat je accountant en jij naar dezelfde vraag verwijzen. Wat we vragen, hangt af van jouw situatie. We vragen nooit meer dan wat de wet en de ITAA-norm voor jouw dossier vereisen.

Wat doet itsme, en wat ziet Ledge?

itsme is de Belgische identiteitsapp van Belgian Mobile ID, erkend op het hoogste Europese betrouwbaarheidsniveau (eIDAS "hoog"). Ledge gebruikt de itsme-dienst Full Check-in. Wanneer je je met itsme aanmeldt:

• bevestigt itsme aan ons dat jij het echt bent, op basis van je identiteitskaart en je toestel;
• zie je in de itsme-app precies welke gegevens je met Ledge deelt, en bevestig je dat met je itsme-code;
• ontvangen wij enkel de gegevens die je op dat scherm ziet: je naam en voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, adres, het nummer van je identiteitskaart en je rijksregisternummer, en daarnaast het e-mailadres en gsm-nummer die bij itsme gekend zijn. Daarbij bewaren we de referentie en het tijdstip van de itsme-transactie.

Je e-mailadres en gsm-nummer gebruiken we alleen om je te contacteren over je account en je dossier. Staat er bij itsme geen e-mailadres, dan vragen we het je in de app.

We krijgen nooit je itsme-code, en itsme krijgt van ons geen informatie over je boekhouding. We bewaren geen kopie of foto van je identiteitskaart: wat we bewaren, zijn de gegevens die itsme ons bezorgt, opgeslagen op versleutelde infrastructuur (encryptie at rest bij onze hostingleveranciers). Je identiteitsgegevens gaan niet naar de Ledge AI Assistant en worden niet gebruikt om AI te trainen. Wat je met itsme deelt, kan je altijd terugvinden onder "Mijn geschiedenis" in de itsme-app.

Je gebruikt itsme ook om je Opdrachtbrief te ondertekenen. Je ondertekent die via onze ondertekeningspartner OKSign met een gekwalificeerde elektronische handtekening van itsme. Die heeft dezelfde rechtskracht als een handtekening op papier. Na het ondertekenen krijg je de ondertekende Opdrachtbrief als PDF per e-mail, en vind je hem terug in de app.

Ik heb geen itsme. Wat dan?

Zonder itsme is onboarding bij Ledge momenteel niet mogelijk. itsme is gratis en werkt met je Belgische identiteitskaart of bankkaart; hoe je het activeert, lees je op itsme-id.com. Komt er later een andere manier om je identiteit te bevestigen, dan zetten we die hier en in de app.

Waarom vragen jullie mijn rijksregisternummer?

We vragen je rijksregisternummer bij de itsme-stap op, samen met je andere identiteitsgegevens. We hebben het nodig voor de formaliteiten die we voor je regelen en waarvoor de overheid het vereist: je onderneming via het ondernemingsloket inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, je aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds (als je daarvoor kiest), je btw-identificatie en je toegang tot MyMinfin en Intervat. We gebruiken het voor niets anders. We slaan het op op versleutelde infrastructuur (encryptie at rest bij onze hostingleveranciers). Vanaf het vierde kwartaal van 2026 versleutelen we het bovendien afzonderlijk in de app zelf. We gebruiken het nooit als klantnummer en tonen het nergens in de app.

Wat is een "uiteindelijke begunstigde" en waarom vragen jullie dat?

De uiteindelijke begunstigde (UBO, ultimate beneficial owner) is de mens die uiteindelijk eigenaar is van of controle heeft over een onderneming. De wet wil dat wij die persoon kennen, zodat niemand zich achter een vennootschap kan verschuilen.

• Heb je een eenmanszaak? Dan ben jij zelf de uiteindelijke begunstigde. Er is niets extra te doen.
• Heb je een vennootschap? Dan vragen we wie meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten heeft, of op een andere manier de controle uitoefent. We kijken je antwoorden na in het UBO-register van de FOD Financiën en in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Kloppen die niet met wat jij zegt, dan vragen we je om dat uit te klaren, en moet je het UBO-register zelf bijwerken. Soms vragen we een extra document, zoals de statuten of het aandelenregister.

Verandert er later iets — een nieuwe vennoot, een overdracht van aandelen, een nieuwe bestuurder — dan laat je ons dat binnen 15 dagen weten in de app. Dat staat ook zo in je Opdrachtbrief.

Waarom vragen jullie waar mijn geld vandaan komt?

Meestal vragen we dat niet. Je activiteit, je verwachte omzet en de bankrekeningen die je koppelt, vertellen ons genoeg over je onderneming.

Zien we in je cijfers iets wat niet past bij wat je ons over je activiteit hebt verteld — een grote storting in contanten, een betaling uit een land waar je geen klanten hebt, een lening van iemand die geen bank is — dan mogen we niet zomaar verder werken. Je accountant stelt je dan een gewone vraag: waar komt dit vandaan, en kan je dat aantonen? Meestal volstaat een korte uitleg met een document (een contract, een verkoopakte, een leningsovereenkomst, een schenkingsbewijs). Dit is een normaal onderdeel van boekhouden en het maakt je dossier sterker als de fiscus ooit dezelfde vraag stelt.

Op welke rechtsgrond verwerken jullie deze gegevens?

We verwerken je identiteitsgegevens, de gegevens over je uiteindelijke begunstigden en de antwoorden op onze vragen op basis van een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, c) van de AVG, samen met de antiwitwaswet en de ITAA-antiwitwasnorm). We vragen hiervoor dus geen toestemming: die zou je kunnen intrekken, terwijl de wet ons verplicht deze gegevens te hebben. Wat je in de itsme-app bevestigt, is dat je die gegevens met ons deelt; niet dat je instemt met de wettelijke controle zelf.

Voor deze verwerking is BVDM Accounting & Advice BV verwerkingsverantwoordelijke: het is het kantoor dat de antiwitwaswet moet naleven. Ledge Labs BV voert de identificatie via itsme en de opslag uit in opdracht van BVDM Accounting & Advice, als verwerker.

itsme (Belgian Mobile ID NV) is een aparte verwerkingsverantwoordelijke voor wat er in de itsme-app gebeurt; hun privacybeleid vind je op itsme-id.com.

Hoelang bewaren jullie dit, en kan ik het laten wissen?

De antiwitwaswet verplicht ons om de gegevens van het cliëntenonderzoek — je identiteitsgegevens zoals itsme ze bezorgde, de referentie van de itsme-transactie, wat we hebben nagekeken en onze notities daarover — tien jaar te bewaren na het einde van onze samenwerking. Dat is langer dan voor gewone klantgegevens, en het is niet iets waar we van kunnen afwijken.

Daarom is je recht op wissing beperkt voor precies deze gegevens: we mogen ze niet vroeger verwijderen, ook niet als je erom vraagt. Hetzelfde geldt, binnen de grenzen van de wet (artikelen 60, 64 en 65 van de antiwitwaswet), voor je recht op inzage en verbetering van wat we in het kader van die wet hebben genoteerd. Voor al je andere gegevens — je facturen, je boekhouding, je account — gelden je gewone rechten, zoals uitgelegd in onze Privacyverklaring. Na tien jaar wissen we de gegevens van het cliëntenonderzoek.

Wanneer start mijn opdracht dan?

Pas nadat het cliëntenonderzoek is afgerond, je risicoprofiel is vastgelegd en je accountant je dossier heeft aanvaard. Tot dan kan je de app al gebruiken en instellen, maar doen we nog geen boekhoudkundig werk en dienen we niets in bij een overheid of een ondernemingsloket. Je krijgt een bericht in de app en een e-mail zodra alles in orde is; dat bericht bepaalt de startdatum van je opdracht.

In de meeste gevallen is dat een kwestie van één tot twee werkdagen. Duurt het langer, dan is dat bijna altijd omdat we nog een document of een antwoord van jou nodig hebben; je ziet dan in de app wat er ontbreekt.

Lukt het niet om je identiteit of die van je uiteindelijke begunstigden te bevestigen, of krijgen we de gevraagde informatie niet, dan mogen we volgens de wet niet met je samenwerken. We laten je dat weten, maar we mogen daarbij niet altijd uitleggen waarom. Wat je eventueel al voor de app betaald hebt, wordt afgehandeld volgens de Gebruiksvoorwaarden.

Kan ik later opnieuw iets gevraagd worden?

Ja. De wet vraagt dat we je gegevens actueel houden. Dat betekent dat we je af en toe vragen om iets te bevestigen of bij te werken: als je identiteitskaart vervalt, als je activiteit of je vennootschap verandert, als je een nieuwe rekening koppelt, of gewoon periodiek. Je krijgt daarvan een bericht in de app; meestal is het één klik.

Beslist de Ledge AI Assistant of een algoritme of ik klant mag worden?

Nee. De Ledge AI Assistant en de andere AI-functies van de app helpen je hoogstens om de juiste documenten te verzamelen. De beoordeling van je dossier, de vraag of we met je samenwerken en het risicoprofiel dat de wet ons verplicht vast te leggen, worden door een mens gedaan: je accountant, onder verantwoordelijkheid van Birger Van de Merlen, de verantwoordelijke voor de naleving van de antiwitwaswetgeving (AMLCO) bij BVDM Accounting & Advice.

Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn gegevens?

• Vragen over je dossier of de onboarding: je accountant, via de berichten in de app, de chat in de app of support@getledge.eu.
• Vragen over je persoonsgegevens en je rechten: privacy@getledge.eu. Dat adres is het privacycontactpunt voor Ledge Labs en voor BVDM Accounting & Advice; we sturen je vraag intern door naar wie ze moet beantwoorden.
• Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be). Meer over klachten op getledge.eu/klachten.

Alles over welke gegevens we verwerken, waarom, hoelang en met wie we ze delen, staat in onze Privacyverklaring: getledge.eu/privacy.